Zásady zpracování osobních údajů ve společnosti Sima FM CZ, s.r.o.

Společnost Sima FM CZ, s.r.o. (dále jen „SIMA“) zpracovává osobní údaje v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady EU 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (obecné nařízení o ochraně údajů – GDPR) a v souladu s příslušnými právními předpisy České republiky.

1. Totožnost SIMA jako správce a kontaktní údaje:
   Správcem, který zpracovává Vaše osobní údaje, je Sima FM CZ, s.r.o., se sídlem Husinecká 903/10, Žižkov, 130 00 Praha 3, IČO: 07833032. Společnost můžete kontaktovat následovně: e-mailová adresa: simacz@simacz.eu nebo na telefonním čísle: +421 911 527 270.

2. Totožnost SIMA jako zpracovatele a kontaktní údaje:
   SIMA zpracovává osobní údaje jménem jiných správců, zejména při zajišťování služeb správy nemovitostí/budov, stavební činnosti a projektového managementu. SIMA má s jinými správci uzavřené smlouvy o zpracování osobních údajů. Společnost můžete kontaktovat následovně: e-mail: simacz@simacz.eu nebo telefon: +421 911 527 270.

3. Účel a právní základ zpracování osobních údajů:
   Vaše osobní údaje jsou zpracovávány na základě zvláštních právních předpisů a účelů, které SIMA určila v souladu s GDPR, na základě souhlasu subjektu údajů nebo na základě oprávněného zájmu.

4. Jaké osobní údaje o Vás zpracováváme:
   SIMA může zpracovávat Vaše osobní údaje, které se rozdělují do těchto kategorií: identifikační údaje (jméno, příjmení, titul, datum narození, číslo OP, rodné číslo), kontaktní údaje (adresa trvalého pobytu, adresa přechodného pobytu, e-mail, telefon), provozní údaje (pracovní doba, pracovní pozice, identifikační číslo, heslo, přístupový kód, příslušnost ke smluvní straně), lokalizační údaje, identifikátory ekonomické identity (údaje o mzdě, číslo bankovního účtu), identifikátory sociální identity (rodinný stav, počet dětí, vzdělání), identifikátory mentální identity (osobnostní vlastnosti), a zvláštní kategorie osobních údajů, například údaj o zdraví, pokud jste zaměstnanec SIMA. Typy osobních údajů závisí na tom, zda jste zaměstnanec, blízká osoba zaměstnance, oprávněná osoba ze smluvních vztahů, dodavatel, odběratel, klient nebo návštěvník.

5. Osobní údaje zpracovávané na základě souhlasu:
   Zpracování osobních údajů na základě Vašeho souhlasu umožňuje SIMA vést Vás v evidenci uchazečů o zaměstnání. Osobní údaje získané na základě souhlasu jsou zpracovávány po dobu platnosti souhlasu nebo po dobu 1 roku. Účelem zpracování je evidence uchazečů o zaměstnání. Pokud svůj souhlas odvoláte, SIMA okamžitě ukončí zpracování Vašich osobních údajů. Odvoláním souhlasu však můžete ztratit možnost být informováni o dostupných pracovních pozicích.

6. Kategorie příjemců:
   SIMA využívá odborné služby jiných subjektů. Tyto vztahy jsou upraveny smlouvami o zpracování osobních údajů. Kategorie příjemců osobních údajů zahrnují: orgány veřejné moci, jiné oprávněné osoby na základě smluvního vztahu jako zpracovatelé nebo odborní zpracovatelé (například BOZP a PO technici, externí účetní firmy, mzdoví specialisté, pracovnělékařské služby).

7. Doba uchovávání osobních údajů:
   Doba uchování osobních údajů se řídí příslušnými právními předpisy a spisovým a skartačním plánem. Osobní údaje získané na základě souhlasu se uchovávají po dobu 1 roku nebo po dobu trvání souhlasu. Po skončení účelu zpracování jsou osobní údaje fyzicky zlikvidovány.

8. Uplatňování Vašich práv:
   a) Právo odvolat souhlas – můžete odvolat souhlas kdykoli. Odvolání souhlasu nemá vliv na zákonnost zpracování před jeho odvoláním.
   b) Právo na přístup – máte právo získat kopii osobních údajů, které o Vás SIMA zpracovává.
   c) Právo na opravu – máte právo na opravu nepřesných nebo neúplných údajů.
   d) Právo na výmaz – můžete požadovat výmaz, pokud osobní údaje nejsou dále potřebné.
   e) Právo na omezení zpracování – za určitých okolností můžete požádat o omezení zpracování.
   f) Právo na přenositelnost údajů – platí pro údaje poskytnuté na základě souhlasu nebo smlouvy.
   g) Právo vznést námitku – proti zpracování na základě oprávněného zájmu.
   h) Právo podat stížnost – můžete podat stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů ČR.
   Žádosti budou vyřízeny bez zbytečného odkladu. V případě zneužívání může být účtován administrativní poplatek.

9. Zdroj získávání osobních údajů:
   SIMA získává osobní údaje přímo od subjektu údajů nebo od třetích osob při plnění svých povinností (například HR a mzdová agenda).

10. Následky neposkytnutí osobních údajů:
    Neposkytnutí údajů může mít za následek nemožnost splnění smluvních či zákonných povinností, nemožnost vstupu do prostor SIMA nebo nemožnost uzavřít smluvní vztah.

11. Automatizované rozhodování a profilování:
    Osobní údaje nepodléhají automatizovanému rozhodování ani profilování.

12. Způsob zpracování osobních údajů:
    SIMA zpracovává osobní údaje v souladu s GDPR a vede záznamy o činnostech zpracování. Společnost přijala technická a organizační opatření k ochraně osobních údajů, včetně mechanických, technických, režimových a personálních opatření. Osoby, které osobní údaje zpracovávají, jsou poučeny a proškoleny.

13. Účely zpracování a právní základy zpracování:

a) Agenda valné hromady a jednatelů
Účelem je vedení dokumentace související se založením společnosti, její podnikatelskou činností a dokumentací členů orgánů společnosti. Právním základem jsou právní předpisy ČR. Osobní údaje jsou uchovávány 10 let po zániku společnosti.

b) Agenda operativního řízení
Účelem je vedení dokumentace z porad, pracovních setkání, certifikací a interních norem. Právním základem jsou právní předpisy ČR a oprávněný zájem SIMA. Osobní údaje se uchovávají 3 roky.

c) Právní agenda
Účelem je vedení dokumentace k právním sporům, exekucím, vymáhání pohledávek, kontrolám orgánů veřejné moci, majetkoprávním listinám, právnímu zastupování, stížnostem a podnětům. Právním základem jsou právní předpisy ČR. Uchování je 5–10 let.

d) Agenda obchodu a služeb
Účelem je evidence oprávněných osob a kontaktních osob ze smluvních vztahů, příprava obchodních případů, vedení dokumentace k reklamacím, fakturaci a dodacím listům. Osobní údaje se uchovávají 1–10 let.

e) Agenda bezpečnosti
Účelem je zajištění požární ochrany, BOZP, pracovnělékařských služeb, ochrany osobních údajů a ochrany životního prostředí. Uchovává se 5–10 let. Zpracovávají se i údaje o zdraví při pracovních úrazech.

f) Agenda správy registratury
Účelem je vedení spisové služby. Uchovává se 3–10 let dle typu dokumentu.

g) Personální a mzdová agenda
Účelem je plnění povinností zaměstnavatele. Uchovává se 1–70 let dle typu dokumentu. Zpracovávají se i údaje o rodinných příslušnících zaměstnanců.

h) Agenda zásobování a technických zařízení
Účelem je vedení dokumentace o provozu a údržbě zařízení a skladové evidence. Uchovává se 3–10 let.

i) Agenda správy sítě
Účelem je vedení dokumentace k IT systémům, přístupovým oprávněním a technickým opatřením. Uchování 2 roky (nebo dle jiného účelu).

j) Finanční a účetní agenda
Účelem je vedení daňových a účetních dokladů. Uchovává se 10 let.

k) Agenda správy majetku
Účelem je evidence movitého a nemovitého majetku. Uchovává se 3–10 let.

14. Společní správci
    Společným správcem je Goodman Senec 2 Logistics (Slovakia) s.r.o., Laurinská 18, 811 01 Bratislava, IČO: 36 858 854. Kontakt: privacy@goodman.com, +421 2 4524 1445. Účelem společného zpracování je kamerové monitorování průmyslového areálu, rozpoznávání SPZ, zajištění bezpečnosti osob a majetku. Uchování kamerových záznamů je 30 dní. Neposkytnutí údajů může znemožnit vstup do monitorovaného objektu.

15. Doplňující informace
    SIMA nepoužívá automatizované rozhodování ani profilování a neprovádí přenos osobních údajů do třetích zemí ani mezinárodním organizacím.